bexio vs. Klara: Welche Buchhaltungssoftware passt zu Ihrem Schweizer KMU? (2026)

bexio und Klara sind beide in der Schweiz entwickelte Buchhaltungslösungen, die für kleine Unternehmen konzipiert wurden. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im geografischen Fokus, sondern in der Tiefe des Funktionsumfangs: bexio ist ein vollständiges KMU-Verwaltungssystem, während Klara auf maximale Einfachheit für Kleinstbetriebe setzt. Für Schweizer Gründerinnen und Gründer stellt sich die Frage meist nicht abstrakt, sondern konkret: GmbH oder Einzelunternehmen? Mitarbeitende oder solo? Treuhänder oder Eigenregie? Diese Faktoren bestimmen, welches System die richtige Wahl ist.

Auf einen Blick: bexio vs. Klara

bexio: vollständiges Verwaltungssystem für Schweizer KMU

bexio ist die in der Schweiz meistgenutzte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen und deckt deutlich mehr ab als reine Buchführung. Das System wurde 2012 in St. Gallen gegründet und ist heute bei über 60'000 Schweizer Unternehmen im Einsatz.

Buchhaltung und Rechnungslegung bexio führt vollständige doppelte Buchhaltung nach OR (Obligationenrecht). Belege werden direkt erfasst, per Drag-and-Drop hochgeladen oder per E-Mail importiert. Der voreingestellte Schweizer Kontenplan (KMU-Kontenrahmen) kann angepasst werden. Jahresabschlüsse, Bilanz und Erfolgsrechnung sind direkt aus der Software exportierbar, was die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder vereinfacht. Für Betriebe, die nach IFRS oder Swiss GAAP FER rapportieren müssen, ist bexio in der Regel ausreichend für die Grundbuchhaltung; die Konsolidierung erfolgt dann separat.

Lohnbuchhaltung im Detail Die integrierte Lohnbuchhaltung unterstützt AHV/IV/EO-Abzüge, ALV, BU- und NBU-Prämien, Kinderzulagen, Quellensteuer für Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung und die Erstellung des gesetzlichen Lohnausweises nach dem offiziellen Muster der ESTV. Die elektronische Lohnmeldung an Ausgleichskassen (swissdec ELM) ist direkt aus bexio möglich. Branchenspezifische Zuschläge und Teilzeitmodelle sind abbildbar. Das ist ein wesentlicher Funktionsbereich, der in Klara nur rudimentär vorhanden ist.

MWST-Abrechnung bexio berechnet die MWST sowohl nach der effektiven Abrechnungsmethode als auch nach der Saldosteuersatzmethode. Korrekturbuchungen, die Abstimmung mit dem Steuerkonto und die Erstellung der MWST-Abrechnung für die ESTV erfolgen direkt im System. Der Wechsel zwischen den Abrechnungsmethoden ist konfigurierbar. Für Betriebe, die die Saldosteuersatzmethode nutzen, weil ihr Umsatz unter CHF 5.02 Millionen liegt und die Voraussetzungen erfüllt sind, berechnet bexio die Abrechnung automatisch anhand des zugeordneten Saldosteuersatzes.

Offerten und Projekte Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind in einem integrierten Workflow verbunden. Ein Angebot wird mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung umgewandelt, die Lieferung wird per Lieferschein dokumentiert und die Rechnung wird direkt aus dem Auftrag erstellt, ohne Daten neu eingeben zu müssen. Eine Projektzeitverfolgung ist ebenfalls enthalten; damit ist bexio für dienstleistende Betriebe geeignet, die Stunden pro Auftrag erfassen und verrechnen. Klara bietet diesen Workflow nicht.

Bankanbindung bexio unterstützt die gängigsten Schweizer Banken: Postfinance, UBS, ZKB, Raiffeisen, Valiant, Migros Bank, Neon, Cler und weitere, per camt.054/camt.053-Import oder direkte Kontoverbindung. Kontoauszüge werden automatisch importiert und den offenen Buchungen vorgeschlagen. Das System schlägt auf Basis von Buchungshistorie und Betragsabgleich eine Kontierung vor; der Buchhalter prüft und bestätigt. Mit der Zeit verbessert sich die Trefferquote, was den manuellen Aufwand deutlich reduziert.

Treuhänder-Schnittstelle Treuhänder erhalten einen eigenen Zugang mit konfigurierbaren Rechten. Belege, Buchungen und Berichte sind ohne Dateiexporte oder E-Mail-Übermittlung direkt einsehbar, was den Aufwand für den Jahresabschluss erheblich reduziert. In der Praxis kann ein Treuhänder, der über bexio arbeitet, den Jahresabschluss direkt in der Software des Mandanten vorbereiten, ohne dass Dateien hin- und hergeschickt werden müssen. Das spart Stunden bei der Jahresabschlussarbeit und reduziert Fehler durch veraltete Datei-Versionen.

Pläne und Preise bexio bietet drei Hauptpläne an: Start (CHF 49/Monat) für die Kernbuchhaltung, Professional (CHF 99/Monat) mit erweitertem Benutzer- und Funktionsumfang, und Plus (CHF 199/Monat) für grössere Teams mit zusätzlichen Modulen. Alle Pläne beinhalten Schweizer Support, automatische Updates und die Treuhänder-Schnittstelle. Eine kostenlose Testperiode von 30 Tagen ist verfügbar.

Klara: Einfachheit für Kleinstunternehmen

Klara wurde als digitaler Assistent für sehr kleine Unternehmen und Soloselbstständige konzipiert. Der Fokus liegt auf Schnelligkeit und Einfachheit statt auf Vollständigkeit. Das Ziel ist, dass ein Kleinunternehmer ohne Buchhaltungskenntnisse die wichtigsten Aufgaben selbst erledigen kann.

Rechnungsstellung Rechnungen lassen sich in Klara schnell erstellen und als QR-Rechnung versenden; das entspricht dem Schweizer Standard seit der Ablösung des Einzahlungsscheins im Oktober 2022. Wiederkehrende Rechnungen können automatisiert werden, was für Dienstleistende mit Abonnementsmodell nützlich ist. Das Layout der Rechnungen ist anpassbar; Logos und Farben können hinterlegt werden. Für reine Rechnungsstellung ohne komplexe Anforderungen ist das Angebot ausreichend.

Vereinfachte Buchhaltung Klara bietet eine Einnahmen-/Ausgaben-Übersicht und eine vereinfachte Buchhaltung. Für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz, die nach Schweizer Recht keine doppelte Buchhaltung führen müssen (Art. 957 OR), kann das ausreichen. Die Steuererklärung für das Einzelunternehmen lässt sich aus diesen Daten ableiten. GmbH und AG benötigen zwingend eine vollständige doppelte Buchhaltung; dafür ist Klara nicht ausgelegt.

Lohnabrechnung Klara bietet einfache Lohnabrechnung für sehr kleine Teams, inklusive Lohnausweiserstellung und Abrechnung mit der AHV-Ausgleichskasse. Bei komplexeren Lohnstrukturen, mehr als 4 bis 5 Angestellten, mehreren Lohnarten, Quellensteuer für Ausländer oder Branchenzuschlägen stösst Klara an Grenzen. Für diese Fälle ist bexio oder eine spezialisierte Lohnsoftware geeigneter.

Preis und Pläne Klaas kostenloses Basispaket deckt die reine Rechnungsstellung ab und ist für Soloselbstständige mit sehr geringem Volumen eine brauchbare Lösung. Vollständige Buchhaltung und Lohnabrechnung sind in kostenpflichtigen Plänen ab ca. CHF 15 bis 25/Monat enthalten. Im Vergleich zu bexio ist der Preisvorteil für Kleinstbetriebe mit einfachen Anforderungen real: auf ein Jahr gerechnet zahlen Klara-Nutzende CHF 180 bis 300, gegenüber CHF 588 für bexio Start.

Grenzen des Systems Klara ist nicht als vollständiges KMU-Verwaltungssystem konzipiert. Offertenverwaltung, Projektverwaltung und mehrstufige Buchungsworkflows fehlen. Wer als Einzelunternehmen wächst, ein Team aufbaut oder eine GmbH gründet, wird früher oder später über die Grenzen von Klara stossen.

Buchhaltungspflicht nach OR: was gesetzlich vorgeschrieben ist

Die Wahl zwischen Klara und bexio hängt auch davon ab, welche Rechnungslegungspflichten für das Unternehmen gelten. Das Obligationenrecht unterscheidet nach Gesellschaftsform und Grösse:

Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 müssen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Eine vollständige doppelte Buchhaltung ist nicht zwingend. Für diese Gruppe kann Klara ausreichend sein.

GmbH und AG sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz über CHF 500'000 sind zur ordentlichen Buchführung und Rechnungslegung nach OR verpflichtet. Das bedeutet: vollständige doppelte Buchhaltung, Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang) und bei Bedarf Revisionspflicht. Klara ist für diese Anforderungen nicht ausreichend; bexio deckt sie vollständig ab.

Revisionspflicht: Kleinere GmbH und AG können die eingeschränkte Revision per Opting-out ablehnen, wenn sie weniger als 10 Vollzeitstellen haben und alle Gesellschafter oder Aktionäre zustimmen (Art. 727a Abs. 2 OR). Das betrifft die Frage der Revisionsstelle, ändert aber nichts an der Pflicht zur vollständigen Buchhaltung.

MWST: Pflichten und Software-Unterstützung

Die Mehrwertsteuer ist für viele Schweizer KMU ein relevanter Faktor bei der Softwarewahl. Unternehmen mit einem steuerbaren Jahresumsatz über CHF 100'000 sind obligatorisch MWST-pflichtig und müssen quartalsweise oder halbjährlich abrechnen (Art. 10 MWSTG). Unter dieser Grenze ist eine freiwillige Unterstellung möglich.

bexio berechnet die MWST automatisch für jede Buchung und erstellt die Abrechnungen nach effektiver Methode oder Saldosteuersatzmethode auf Knopfdruck. Korrekturbuchungen, Voranmeldungen und der Abstimmungsbericht für die ESTV sind im System integriert. Das ist für MWST-pflichtige Betriebe ein erheblicher Zeitvorteil.

Klara unterstützt die MWST-Buchung, aber der Prozess ist manueller. Für Betriebe mit vielen Transaktionen und MWST-pflichtigen Umsätzen in verschiedenen Steuersätzen (7.7%, 2.6% für Beherbergung, 2.6% für Lebensmittel, 0% für Exporte) ist die automatisierte MWST-Berechnung von bexio praktikabler.

Wann eignet sich welche Lösung?

Klara wählen, wenn:

• die Gesellschaftsform Einzelunternehmen ist und der Jahresumsatz unter CHF 500'000 liegt
• die primäre Anforderung die Rechnungsstellung und eine einfache Einnahmen-/Ausgaben-Übersicht ist
• keine Mitarbeitenden oder maximal 2 bis 3 mit einfachen Lohnverhältnissen angestellt sind
• das Budget möglichst tief gehalten werden soll und die gesetzlichen Anforderungen mit vereinfachter Buchhaltung erfüllt sind

bexio wählen, wenn:

• eine GmbH oder AG geführt wird (gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchhaltung nach OR)
• Mitarbeitende angestellt sind und vollständige Lohnbuchhaltung mit AHV, ALV und Quellensteuer benötigt wird
• Offerten, Auftragsbestätigungen und Projektverwaltung zum Alltag gehören
• der Treuhänder direkten Zugang zur Buchhaltung benötigt, ohne Datei-Austausch
• MWST-Pflicht besteht und automatisierte Quartalsabrechnungen gewünscht sind
• mittel- bis langfristiges Wachstum geplant ist und ein skalierbares System gesucht wird

Die Treuhänder-Frage

Die Wahl der Buchhaltungssoftware ist in der Schweiz selten eine reine Eigenentscheidung: viele KMU führen die Buchhaltung in Zusammenarbeit mit einem Treuhänder. Das beeinflusst die Softwareauswahl.

Wenn der Treuhänder primär mit bexio arbeitet und direkten Systemzugang hat, reduziert sich sein Stundenaufwand für den Jahresabschluss. Das senkt direkt die Treuhänderkosten. Ein Treuhänder, der mit Klara oder einer reinen Datei-Übergabe arbeitet, hat mehr manuellen Aufwand, was sich im Honorar niederschlägt.

Vor der Softwarewahl lohnt es sich, den Treuhänder zu fragen, mit welchem System er bevorzugt arbeitet. Wenn er bexio-Partner ist, ist bexio die naheliegende Wahl, unabhängig davon, ob Klara technisch reichen würde.

Übergangskosten einkalkulieren

Der Wechsel von Klara zu bexio verursacht einen einmaligen Aufwand von 4 bis 8 Stunden für Datenmigration und Einrichtung, je nach Datenmenge und ob ein Treuhänder hilft. Die Arbeitsstunden des Treuhänders bei der Migration kosten typischerweise CHF 120 bis 200 pro Stunde; ein sorgfältiger Wechsel kostet entsprechend CHF 500 bis 1'000 für Treuhänder-Leistungen. Wer absehen kann, dass das Unternehmen innerhalb von 12 Monaten über die Grenzen von Klara hinauswächst, ist mit dem direkten Einstieg in bexio oft besser bedient.