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Ersten Mitarbeiter einstellen in der Schweiz 2026: Arbeitsvertrag, AHV und UVG
Das Wichtigste in Kürze
- Vor dem ersten Arbeitstag muss das Unternehmen bei der kantonalen Ausgleichskasse als AHV-pflichtiger Arbeitgeber registriert sein. Die Anmeldung dauert 3 bis 5 Werktage.
- Schriftlichkeit des Arbeitsvertrags ist Pflicht bei Konkurrenzklauseln, Probezeiten über einem Monat, Befristungen und abweichenden Kündigungsfristen. Für alle anderen Fälle ist sie dringend empfohlen.
- UVG-Versicherung ist obligatorisch ab dem ersten Arbeitstag. Berufsunfall-Prämien trägt der Arbeitgeber, Nichtberufsunfall-Prämien bei mehr als 8 Stunden pro Woche der Arbeitnehmer.
- BVG-Pflicht greift ab einem AHV-Jahreslohn von CHF 22'050. Wer darunter liegt, ist nicht obligatorisch BVG-pflichtig, kann aber freiwillig angeschlossen werden.
- Bevor der Arbeitsvertrag unterzeichnet wird, muss geprüft werden, ob ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag (av-GAV) für die Branche gilt. GAV-Bedingungen gehen dem Einzelvertrag vor.
Den ersten Mitarbeiter einzustellen ist der Moment, in dem aus einem Einzelunternehmer ein Arbeitgeber wird. Das bringt neue Pflichten, die vor dem ersten Arbeitstag vollständig erfüllt sein müssen: Sozialversicherungsanmeldungen, Versicherungen, Verträge und Lohnabrechnungen.
Dieser Guide zeigt alle notwendigen Schritte in der richtigen Reihenfolge, mit konkreten Fristen und Anlaufstellen.
Schritt 1: GAV-Pflicht prüfen
Bevor ein Arbeitsvertrag aufgesetzt wird, muss geklärt werden, ob für die Branche ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag (av-GAV) gilt. Allgemeinverbindliche GAVs binden alle Betriebe einer Branche, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber Verbandsmitglied ist.
Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) führt ein öffentlich zugängliches Register aller av-GAVs unter dem Portal für Gesamtarbeitsverträge. Relevante Informationen sind: Mindestlöhne, Ferien, 13. Monatslohn, Kündigungsfristen und besondere Arbeitsbedingungen.
Branchen mit av-GAV (Auswahl)
| Branche | Wesentliche GAV-Inhalte |
|---|---|
| Bauhauptgewerbe | Mindestlöhne, 5 Wochen Ferien, 13. Monatslohn |
| Gastgewerbe (L-GAV) | Mindestlöhne je Kategorie, Überstundenregelung |
| Reinigungsgewerbe | Mindestlöhne, paritätische Kommission |
| Coiffeurgewerbe | Mindestlöhne, Lehrlingsbedingungen |
| Strassentransport | Lenkzeiten, Mindestlöhne |
Wenn kein av-GAV gilt, können Arbeitgeber eigene Bedingungen festlegen, solange das OR-Minimum eingehalten wird.
GAV hat Vorrang vor dem Einzelvertrag
Wenn ein av-GAV gilt, sind seine Mindestbedingungen zwingend. Ein Arbeitsvertrag, der schlechtere Bedingungen als der GAV vorsieht, ist in diesen Punkten nichtig. Der GAV-Standard gilt automatisch.
Schritt 2: Arbeitsvertrag aufsetzen
Das Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 319 ff.) gibt den gesetzlichen Mindestrahmen vor. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag sollte folgende Punkte regeln:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Parteien | Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer |
| Beginn und Dauer | Startdatum, befristet oder unbefristet |
| Funktion und Aufgaben | Stellenbeschreibung, Unterstellungsverhältnis |
| Arbeitsort | Fixer Arbeitsort, Homeoffice-Regelung |
| Arbeitszeit | Wöchentliche Sollstunden, Überstundenregelung |
| Lohn | Bruttolohn, Zahlungsrhythmus, 13. Monatslohn (falls vereinbart) |
| Ferien | Mindestens 20 Tage (bis 20 Jahre: 25 Tage) |
| Probezeit | Dauer, maximal 3 Monate |
| Kündigungsfristen | Wenn abweichend vom OR |
| Besondere Klauseln | Konkurrenzverbot, Geheimhaltungspflicht |
Gesetzliche Kündigungsfristen nach OR
Sofern Vertrag oder GAV nichts anderes regeln:
| Dienstjahr | Kündigungsfrist | Wirksam zum |
|---|---|---|
| Probezeit | 7 Tage | Jederzeit |
| 1. Dienstjahr | 1 Monat | Ende des Monats |
| 2. bis 9. Dienstjahr | 2 Monate | Ende des Monats |
| Ab 10. Dienstjahr | 3 Monate | Ende des Monats |
Kündigungsschutz: Bei Krankheit, Unfall, Schwangerschaft und Militärdienst gelten Kündigungssperren (OR Art. 336c). Eine während einer Sperrzeit ausgesprochene Kündigung ist nichtig.
Schritt 3: Anmeldung bei der Ausgleichskasse
Als Arbeitgeber muss sich das Unternehmen bei der kantonalen Ausgleichskasse oder einer Verbands-Ausgleichskasse als AHV-pflichtiger Arbeitgeber anmelden, bevor der erste Lohn ausbezahlt wird.
Für die Anmeldung benötigt:
- Handelsregisterauszug oder UID-Nummer des Unternehmens
- Angaben zur Rechtsform und zum Geschäftszweck
- Voraussichtliche Jahres-Lohnsumme
- Daten des Geschäftsführers
Die Ausgleichskasse eröffnet ein Arbeitgeberkonto und teilt den Beitragsplan und die Abrechnungsmodalitäten mit.
AHV/IV/EO/ALV-Beitragssätze 2026
| Versicherung | Arbeitgeber | Arbeitnehmer | Total |
|---|---|---|---|
| AHV | 4.35% | 4.35% | 8.70% |
| IV | 0.70% | 0.70% | 1.40% |
| EO | 0.25% | 0.25% | 0.50% |
| Summe 1. Säule | 5.30% | 5.30% | 10.60% |
| ALV (bis CHF 148'200) | 1.10% | 1.10% | 2.20% |
| Total Arbeitgeberbeitrag | 6.40% |
Der Arbeitgeber zieht den Arbeitnehmeranteil direkt vom Bruttolohn ab und überweist die gesamten Beiträge an die Ausgleichskasse, typisch monatlich oder quartalsweise.
Schritt 4: UVG-Versicherung abschliessen
Die Unfallversicherung nach UVG ist obligatorisch für alle in der Schweiz beschäftigten Arbeitnehmer, ab dem ersten Arbeitstag.
Berufsunfall (BU)
Alle Unfälle während der Arbeit und auf dem direkten Arbeitsweg. Prämien trägt der Arbeitgeber vollständig. Die Prämiensätze richten sich nach der Branche und Gefahrenklasse, typisch zwischen 0.4% und 8% des Bruttolohns.
Nichtberufsunfall (NBU)
Freizeitunfälle. Prämien trägt der Arbeitnehmer, wenn er mindestens 8 Stunden pro Woche für den Arbeitgeber tätig ist. Typischer NBU-Satz: 1.5% bis 2.5% des versicherten Verdienstes. Der Arbeitgeber zieht die Prämie vom Lohn ab.
SUVA-Pflicht oder freie Wahl?
Betriebe im Baugewerbe, in der Forstwirtschaft und anderen gefährlichen Branchen sind obligatorisch bei der SUVA versichert. Alle anderen Betriebe können frei zwischen SUVA und privaten UVG-Versicherern wählen. Ein Prämienvergleich vor Vertragsabschluss lohnt sich.
UVG-Zusatzversicherung (UVG-Z)
Die gesetzliche UVG-Leistung beträgt maximal 80% des versicherten Verdienstes (bis CHF 148'200 Jahreslohn). Viele Arbeitgeber schliessen eine Zusatzversicherung ab, die das Taggeld auf 100% des Nettolohns aufstockt. Diese Zusatzversicherung ist kein gesetzliches Muss, aber marktüblich und ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung.
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Schritt 5: Pensionskasse (BVG)
Die berufliche Vorsorge nach BVG ist obligatorisch für Arbeitnehmer ab einem AHV-Jahreslohn von CHF 22'050 (Eintrittsschwelle). Als neuer Arbeitgeber muss das Unternehmen einer Pensionskasse angeschlossen sein, bevor der erste BVG-pflichtige Mitarbeiter eintritt.
Anschlussoptionen
| Option | Für wen geeignet |
|---|---|
| Verbandspensionskasse | Mitglieder von Branchenverbänden, oft günstigere Prämien |
| Sammelstiftung (Lebensversicherer) | Alle Betriebe, einfache Abwicklung |
| Autonome Pensionskasse | Erst ab deutlich grösserer Mitarbeiterzahl sinnvoll |
BVG-Beiträge nach Alter
Der versicherte Lohn (koordinierter Lohn) ergibt sich aus: AHV-Jahreslohn minus Koordinationsabzug (CHF 26'460). Die Altersgutschriftssätze steigen mit dem Alter:
| Alter | Altersgutschrift (% des koordinierten Lohns) |
|---|---|
| 25 bis 34 | 7% |
| 35 bis 44 | 10% |
| 45 bis 54 | 15% |
| 55 bis 65/64 | 18% |
Der Arbeitgeber muss mindestens 50% der gesamten Beiträge übernehmen.
Schritt 6: Familienzulagen (FAK)
Mitarbeitende mit Kindern haben Anspruch auf Familienzulagen nach FamZG. Der Anschluss an eine Familienausgleichskasse (FAK) ist für Arbeitgeber obligatorisch und in vielen Kantonen mit der AHV-Anmeldung kombiniert.
Gesetzliche Mindestzulagen (Bundesminimum):
- Kinderzulage: CHF 200 pro Monat pro Kind bis 16 Jahre
- Ausbildungszulage: CHF 250 pro Monat für Kinder in Ausbildung bis 25 Jahre
Viele Kantone zahlen höhere Ansätze. In Zürich beträgt die Kinderzulage CHF 215 pro Monat, in Basel-Stadt CHF 265 pro Monat. FAK-Beiträge werden vollständig vom Arbeitgeber getragen.
Lohnabrechnung und Lohnausweis
Monatliche Lohnabrechnung
Jede Lohnzahlung erfordert eine Abrechnung mit folgenden Positionen:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttolohn | CHF XXX |
| AHV/IV/EO Arbeitnehmer (5.30%) | -CHF XXX |
| ALV Arbeitnehmer (1.10%) | -CHF XXX |
| NBU-Prämie Arbeitnehmer | -CHF XXX |
| BVG-Beitrag Arbeitnehmer | -CHF XXX |
| Nettolohn | CHF XXX |
Lohnausweis
Bis Ende Februar des Folgejahres muss für jeden Mitarbeiter ein Lohnausweis auf dem offiziellen ESTV-Formular ausgestellt werden. Inhalt: Bruttolohn, alle Abzüge, geldwerte Vorteile (Firmenfahrzeug, Verpflegung) und Quellensteuereinbehalt bei ausländischen Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung (C-Ausweis).
Quellensteuer bei Ausländern ohne C-Ausweis
Arbeitnehmer ohne Schweizer Bürgerrecht und ohne Niederlassungsbewilligung (C-Ausweis) unterliegen der Quellensteuer. Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer direkt vom Lohn einbehalten und an die Steuerbehörde abführen. Sätze und Tariftabellen sind kantonal unterschiedlich.
Checkliste: Ersteinstellung
| Aufgabe | Zeitpunkt |
|---|---|
| GAV-Pflicht geprüft | Vor Vertragsunterzeichnung |
| Arbeitsvertrag erstellt und unterzeichnet | Vor oder am Startdatum |
| Anmeldung bei der Ausgleichskasse (AHV) | Vor dem ersten Arbeitstag |
| UVG-Versicherung abgeschlossen | Vor dem ersten Arbeitstag |
| BVG-Anschluss (bei Lohn über CHF 22'050) | Vor dem ersten Arbeitstag |
| FAK-Anschluss geprüft | Vor dem ersten Arbeitstag |
| Lohnbuchhaltung eingerichtet | Vor erster Lohnzahlung |
| Lohnausweis ausgestellt | Bis Ende Februar Folgejahr |
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Haeufige Fragen
Brauche ich für jeden Mitarbeiter einen schriftlichen Arbeitsvertrag?
Wie lange darf die Probezeit sein?
Was passiert, wenn ich den Mitarbeiter nicht bei der Ausgleichskasse anmelde?
Muss ich als Arbeitgeber einen Lohnausweis ausstellen?
Thomas Kaufmann
Spezialist für Unternehmensgründung
Thomas Kaufmann begleitet Gründer bei der Wahl der Rechtsform und dem Handelsregistereintrag. Zuvor war er als Notariatsgehilfe tätig.